Abstract
Registrare conversazioni sul lavoro è legale? Un dipendente può registrare una riunione, un colloquio con il proprio responsabile o una conversazione con i colleghi senza informarli? E, soprattutto, l’azienda può sanzionarlo o addirittura licenziarlo per questo motivo?
La risposta è meno scontata di quanto si possa pensare. Nel valutare la legittimità della condotta del lavoratore, infatti, assume rilievo anche la finalità perseguita e l’uso successivo della registrazione. Il punto centrale è il bilanciamento tra il diritto alla riservatezza degli interlocutori e il diritto di difesa di chi registra, rispetto al quale la giurisprudenza della Cassazione ha nel tempo individuato criteri sempre più definiti.
Registrazione, diffusione e diritto di difesa: le regole da conoscere
Facciamo una prima doverosa differenziazione.
La registrazione (audio o video) di una conversazione effettuata da un soggetto estraneo alla conversazione stessa è illegittima. La motivazione? Il terzo si inserisce clandestinamente – e in modo occulto – in una comunicazione altrui per captarne il contenuto.
Invece, chi partecipa alla conversazione non acquisisce informazioni che gli sono estranee: egli è già destinatario delle parole pronunciate e, legittimamente, si limita a conservarne memoria. Tra le tante, sebbene pronunciata con riferimento a una vicenda del tutto estranea al contesto lavorativo, con sentenza n. 10079/2024, la Sezione Penale della Cassazione ha ribadito che
«la registrazione fonografica di un colloquio, svoltosi tra presenti o mediante strumenti di trasmissione, ad opera di un soggetto che ne sia partecipe, o comunque sia ammesso ad assistervi, non è riconducibile, quantunque eseguita clandestinamente, alla nozione di intercettazione, ma costituisce forma di memorizzazione fonica di un fatto storico, della quale l’autore può disporre legittimamente (…)».
La liceità della registrazione, inoltre, non deve essere confusa con la liceità (o illiceità) della sua diffusione.
Registrare una conversazione alla quale si partecipa è una cosa; divulgare il contenuto della registrazione a soggetti estranei, pubblicarlo online o utilizzarlo per finalità diverse dalla tutela di un proprio diritto (ad esempio per danneggiare la reputazione dell’interessato) è tutt’altra questione e può comportare violazioni della privacy altrui, dei doveri di fedeltà aziendale e determinare, nei casi più gravi, responsabilità anche penali.
La finalità della registrazione assume, infatti, un rilievo centrale nella valutazione della sua liceità. Essa è lecita quando è funzionale all’esercizio del diritto di difesa (anche stragiudizialmente, prima dell’avvio formale di una vertenza tribunalizia) tutelato dalla nostra Costituzione all’art. 24.
Ma perché un lavoratore dovrebbe voler registrare una conversazione con i colleghi o i superiori? La risposta si rinviene, nella maggior parte dei casi, nell’esigenza di acquisire elementi di prova utili per la tutela dei propri diritti nel rapporto di lavoro. Si pensi alle ipotesi di comportamenti discriminatori, pressioni indebite, situazioni di mobbing o molestie da parte del datore o di colleghi.
E, in effetti, la registrazione è ormai comunemente accettata come prova ai sensi dell’art. 2712 del Codice Civile.
Quando la finalità difensiva rende lecita la registrazione
Le pronunce susseguitesi negli ultimi anni hanno progressivamente individuato alcuni criteri di valutazione, riconducibili ai requisiti della necessità difensiva, della pertinenza e della proporzionalità dell’iniziativa.
In altre parole, la registrazione deve essere:
- collegata a una concreta esigenza difensiva;
- pertinente rispetto al diritto che si intende tutelare;
- limitata a quanto necessario per la raccolta della prova.
In tali casi la condotta è coperta dall’efficacia scriminante dell’art. 51 Codice Penale, di portata generale nell’ordinamento e non già limitata al mero ambito penalistico.
L’ordinanza della Cassazione, sezione lavoro, n. 24797/2024 ci dice che
«ciò che rileva pertanto non è come e da chi sia stata eseguita la registrazione, né se vi fossero esigenze difensive del suo autore materiale, ma per quali scopi sia stata utilizzate la conversazione registrata e le informazioni in essa contenute e segnatamente per quale finalità le abbia utilizzate».
In tal senso si è espressa anche la Cassazione con ordinanza n. 5844/2025, che ha annullato la sanzione disciplinare irrogata a una dottoressa per aver registrato una conversazione con un collega sul luogo di lavoro senza il suo consenso. La registrazione era stata effettuata allo scopo di acquisire elementi di prova da utilizzare nell’ambito di una denuncia presentata nei confronti del direttore dell’unità sanitaria per presunti abusi commessi a suo danno e, proprio per tale finalità difensiva, è stata ritenuta lecita dalla Suprema Corte.
La legittimità di questo “uso difensivo” è stata confermata anche dalla nota sentenza n. 28398/2022, la quale ha riconosciuto la prova audio per smascherare un licenziamento ritorsivo.
Di segno opposto è invece l’ordinanza n. 20487 del 21 luglio 2025.
In quel caso, la Cassazione ha escluso la finalità difensiva (e il successivo utilizzo) della registrazione perché il lungo intervallo temporale trascorso (due anni dalla registrazione), unito all’assenza di qualsiasi nesso tra il contenuto della conversazione e l’oggetto del successivo giudizio, evidenziava il carattere meramente esplorativo della registrazione.
In sintesi, possono assumere rilievo disciplinare (ma anche penale) situazioni come:
- registrazioni sistematiche e indiscriminate di colleghi o superiori;
- raccolta preventiva di conversazioni senza una specifica ragione difensiva (ad esempio perchè… “magari mi serve un domani”);
- creazione di archivi personali di conversazioni aziendali;
- diffusione delle registrazioni a soggetti estranei o tramite canali non necessari alla tutela del diritto;
- utilizzo delle registrazioni per il “furto” di informazioni aziendali;
- registrazioni manipolate o tagliate in modo da alterarne il contenuto.
Cosa può fare l'azienda?
La scoperta di una registrazione può indurre il datore di lavoro a ritenere compromesso il rapporto fiduciario con il dipendente.
Prima di reagire sul piano disciplinare, tuttavia, è opportuno interrogarsi sulle ragioni che hanno spinto il lavoratore a registrare. La registrazione può infatti rappresentare un campanello d’allarme circa l’esistenza di tensioni, conflitti o comportamenti inappropriati all’interno dell’organizzazione.
Se colta tempestivamente, può consentire all’azienda di intervenire per tutelare l’integrità fisica e la personalità morale dei lavoratori, come imposto dall’art. 2087 del Codice Civile, evitando che il disagio sfoci in un vero e proprio contenzioso.
Prima di assumere iniziative disciplinari, dunque, l’azienda dovrebbe svolgere una verifica tempestiva ma non invasiva dei fatti, raccogliendo gli elementi disponibili ma anche evitando iniziative sproporzionate o potenzialmente lesive della riservatezza del dipendente, come controlli indiscriminati su dispositivi personali/aziendali o richieste di consegna della suddetta registrazione.
Una volta raccolti gli elementi preliminari disponibili, l’azienda può trovarsi nella condizione di dover avviare il procedimento disciplinare anche senza avere ancora chiarito ogni aspetto della vicenda. La contestazione disciplinare, infatti, non presuppone una certezza assoluta dei fatti, ma l’esistenza di elementi sufficienti a ritenere che la condotta possa integrare una violazione degli obblighi del lavoratore.
La contestazione deve essere scritta, tempestiva e specifica: non dovrebbe quindi limitarsi a richiamare la mera registrazione, ma descrivere gli elementi che rendono la condotta incompatibile con gli obblighi del lavoratore.
Attraverso le giustificazioni del dipendente l’azienda potrà poi acquisire ulteriori informazioni sulle circostanze della registrazione, sulle finalità perseguite e sull’utilizzo del materiale raccolto.
Per questo motivo la contestazione rappresenta spesso non solo il primo atto dell’eventuale procedimento sanzionatorio, ma anche uno strumento utile per completare l’accertamento dei fatti. Ricevute le giustificazioni, sarà necessario valutare attentamente:
- l’effettiva esistenza e il contenuto della conversazione;
- le modalità di acquisizione;
- la finalità perseguita dal lavoratore;
- l’eventuale esistenza di una controversia concreta e, quindi, la scriminante del diritto di difesa del lavoratore;
- la successiva utilizzazione/divulgazione del materiale registrato.
Qualora dall’istruttoria emergano effettivi profili di illecito disciplinare, l’azienda potrà quindi valutare l’applicazione della sanzione, purché proporzionata alla gravità del comportamento accertato. Nei casi meno rilevanti potranno trovare applicazione misure conservative, mentre nelle ipotesi più gravi potrà essere valutato anche il licenziamento.
Come spesso accade in materia disciplinare, non esistono automatismi: la legittimità della sanzione dipenderà dunque dalle circostanze concrete del caso e dalla capacità del datore di lavoro di dimostrare l’effettiva gravità della condotta contestata.
Revisionato da: Pablo Lo Monaco Dominguez
Data di pubblicazione: 15 Luglio 2026
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